GUIDE DE L’EXPOSANT
VOTRE CONTACT TECHNIQUE
INFORMATIONS PRATIQUES
HORAIRES D’INSTALLATION ET DEMONTAGE
| DATES | Installation exposants | Accueil des exposants | Ouverture du salon au public | Démontage exposants |
|---|---|---|---|---|
| 19 Octobre 2023 | 14H00-19H00* | |||
| 20 Octobre 2023 | A partir de 8h00 | 8h30-18h00 | A partir de 18h00 |
* Si vous faites appel à un standiste et que le délai est trop court, merci de nous en informer
LIVRAISON DE COLIS ET MATERIEL
- Livraison uniquement le 19 octobre de 8h00 à 19h00.
- Chaque colis devra porter l’étiquette fournie ci-dessous dûment complétée.
- Si le matériel doit être récupéré, l’enlèvement par transporteur devra se faire le soir du démontage. Le parc des expositions ne dispose pas d’alvéoles de stockage
ETIQUETTE DE LIVRAISON
AP Média ou le Parc des expositions ne peuvent être tenus responsables en cas de casse / vol. Aucune des deux structures ne se chargera des frais de réception, dédouanement ou autre (port payé).
Il faudra veiller à bien identifier et sécuriser votre matériel.
BADGES ACCÈS EXPOSANTS
Pour permettre votre accès au parking et au salon, nous vous demandons d’imprimer vos badges avant l’événement (pour toute personne animant votre stand ou tout fournisseur intervenant pour votre compte), sur l’espace sécurisé qui vous est dédié :
Inscription Exposant | SMED Aude (salondescommunes-aude.fr)
Vous pourrez enregistrer et imprimer plusieurs badges simultanément que vous recevrez par e-mail aux adresses que vous aurez indiquées.
Pensez svp à imprimer vos badges avant le salon, aucun badge ne pourra être édité sur place.
Si vous avez besoin de plus de 6 badges, répéter l’opération sur l’espace dédié du site internet du salon, le nombre n’est pas limité ! Ou vous pouvez transmettre le lien d’inscription et le mot de passe à l’ensemble de vos équipes.
Porte-badges et cordons vous seront remis à l’accueil du salon
Si vous avez besoin de plus de 6 badges, répétez l’opération sur l’espace dédié du site internet du salon, le nombre n’est pas limité ! Ou vous pouvez transmettre le lien d’inscription et le mot de passe à l’ensemble de vos équipes.
ACCES EXPOSANTS
Centre des Congrès – Dôme de Carcassonne
Accès par rue des 3 couronnes, 11000 CARCASSONNE
L’accès des véhicules des exposants est autorisé à proximité de l’entrée du Dôme, uniquement pendant les périodes d’installation et de démontage des stands.
Le parking du Dôme vous sera réservé
Vous pouvez également stationner sur d’autres parkings plus éloignés du Centre de Congrès comme :
• Parking Gambetta (120 places)
• Parking Place du Général De Gaulle (120 places)
• Parking Barbès (120 places)
Le jour du salon, les exposants devront se garer sur le parking visiteur (parking du Dôme). Aucune dérogation ne sera consentie par mesure de sécurité sauf pour les traiteurs sollicités pour des prestations / livraisons. (Nous fournir leurs coordonnées)
MOBILIER
Pour passer toute commande de mobilier particulière, merci de passer par notre prestataire mobilier Lign’Expo à l’adresse : https://lign-e.com/showroom/location-salon-maires-audes- 2023/
Attention, au-delà du 11 octobre, toute commande de mobilier sera refusée.
TRAITEUR ET RESTAURATION SUR PLACE
Le traiteur Grain d’Ici sera présent sur place toute la journée et peut répondre à vos demandes de cocktail sur stand.
Pour passer toute commande voici le contact: Noémie GAZZA – grainsdicipouzols@gmail.com – 04.68.27.68.05 / 06.27.19.07.35
Vous avez cependant la possibilité de faire appel au traiteur de votre choix.
Deux foodtrucks seront présent sous le Dôme à l’entrée du salon pour la restauration du midi également.
AMENAGEMENTS DU STAND
STAND CLE EN MAIN
L’organisateur met à la disposition des exposants des cloisons de stand blanches en bon état. Afin de maintenir la qualité de ce matériel, l’exposant ne doit pas utiliser d’autres accroches que des cimaises, des chainettes et crochets, de la patafix ou du scotch (non fournis par l’organisateur).
Exemple d’un stand de 9m2
A chaque superficie de stand correspond un équipement
| Surfaces stand | Dotation(s) | Rampe(s) de spots |
|---|---|---|
| 6m² – 12m² | 1 | 1 |
| 18m² | 2 | 2 |
| 27m² | 3 | 3 |
| 36m² | 4 | 4 |
Composition de mon stand équipé :
- Cloisons de mitoyenneté, couleur blanc (hauteur 2,50m), traverse de façade en structure foncée,
- Enseigne drapeau double face 40*20cm,
- Accès pour alimentation électrique, prévoir des rallonges et multiprises (non fournies par l’organisateur),
- 1 rampe de 3 spots lumineux,
- Moquette sur les stands (enlèvement du polyane à votre charge le jour de votre installation),
- 1 dotation mobilier comprenant : 1 table rectangulaire (1.10 x 0,70) + 3 chaises. Si vous souhaitez installer votre propre mobilier, nous pouvons enlever la dotation fournie avec votre stand.
STAND NU
Le stand nu est livré avec un accès électrique et moquette mais sans enseigne, sans cloisons, sans mobilier, sans spots lumineux (à votre charge). Tout aménagement de stand dépassant une hauteur de 2,50 mètres doit être soumis à l’approbation de l’organisateur du salon, nous faire parvenir un plan décorateur.
COMMISSION DE SECURITE
Passage de la commission de sécurité, le 19 octobre 2023. Les aménagements doivent être terminés. Présence obligatoire du responsable de votre stand si vous exposez des produits dangereux. Le chargé de sécurité du salon examinera la conformité de votre stand.
Les exposants devront lui fournir les procès-verbaux de classement au feu des matériaux de décoration utilisés et de montage de stand si fait par un standiste.
GARDIENNAGE
L’organisateur se charge de la surveillance générale du salon dans les meilleures conditions mais il s’agit d’une obligation de moyens et non de résultat. La surveillance des aménagements des stands demeure sous la responsabilité exclusive de l’exposant (ne laisser aucun objet de valeur en dehors des heures d’ouverture, être particulièrement vigilant durant les périodes de montage et de démontage des stands).